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音楽とまちづくり〜やっちゃえ!ジブン

横浜都筑のまちでコミュニティカフェやったり、音楽したり。こどもたちとまちづくりしたり。

TODOをどうやって整理してますか?

つぶやき・ぼやき まちづくり 備忘録

久しぶりの更新です。
いろんなことがありすぎて、ブログ更新はTODOの最後の最後になってしまうわけです。さほど深刻ではないけど、シビアな事件が次々起こる日々が続きます。


みなさんTODOをどうやって整理してますか?
タスクにはいくつか種類がありますよね。
メールの返信だけでも・・・
・じっくり考えてから返事をしなくてはいけないこと
→今返事できない、でも忘れてはいけない。
・急いで調べて返事しなくてはならないこと。
→それはすぐにやるけど、それがどのくらいすぐなのか・・・・。
もうi-phoneからの返信になってもいいくらいなら、用件のみで、かならず「取り急ぎ」とつけて返信するけど。

イベントのタスクのスケジュール感・・・
・イベントの実施要項、協力依頼
 あるいは助成や寄付申請なども。
・チラシづくり
・チラシをもとにプレスリリースづくり
・どこにチラシをおくるか
・ウエブへのアップ、Facebookイベントたてるか等
・後援、協力関係の調整
・そもそものイベントの中身の整理
(会場調整、必要な物品など)
・当日のマニュアル的なものやスタッフの配置などの整理
終わった後には・・・
・事業報告
・ウエブなどへのアップ
・お礼メールや報告書送付とか

プロジェクト(1クール)のタスクの整理もある・・・・
・予算づくり
進捗管理(誰になにをいくらで頼み、どこまで進んでいるか)
・逐次、関係者への合意形成
・ウエブへのアップ、公開での報告書づくり等

そもそもプロジェクトを起こすまでの準備というのもたくさんあり・・・。

その中で、音楽の仕事の時間を見つけ出し、スケジュールの中に組み込む。

タスクの種類として・・・
1時間以内ですむこと
3時間くらいかかること
半日以上かかること
におおよそ分けて、パズルのように1日の中に組み込んでいるのだけど、ときどき何かが抜けてしまったり、わすれていたり。

自分のグーグルカレンダーに入れて、アラートを出すとかも数に限界があるので。そもそもそれを入力する時間がもったいないし。(けっこう手間)

たとえば1時間以内ですむことは電車で座れたらパソコンつないでやったり。
朝早起きしてごはんまでの間にこなしたり。工夫はしているのだけど。

カフェを運営していると、毎日のようにカフェで開かれていることを整理していく必要もある。

自分だけでやっていないので、数名、ときには数十名で情報共有する。
共有すれば、それを逐次報告するのにも時間を費やすし・・・。

私はかなりの割合でそれらのヘッドになっているから・・・。

たとえば、いま整理したら、抱えているタスクは、15くらいある・・・・。
締め切りもばらばら、かかる時間もばらばら。しかもひとつひとつが重い内容。

タスクを細かくきりとって、誰かに依頼する、という方法もかなり有効で、それもやってますが。

こんなのでやってるよ〜〜とかあれば教えて欲しいです。

じゃないと、新しいことに挑戦できない!!
でも今年も新しいことに挑戦するぞ!!と決意しています。

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常に持ち歩いてる、短い文しかメモできないタスクメモ帳と都市大ネーム入りフリクション